Od oferty do płatności. Zarządzaj swoją działalnością projektową w jednym systemie.
Połącz procesy ofertowania, zawierania umów, obsady projektów, realizacji, ewidencji czasu pracy, fakturowania i zarządzania marżą w ramach jednego modelu danych. Dzięki temu ustalenia z etapu ofertowania znajdują odzwierciedlenie w obsadzie, realizacji i rozliczeniu projektu, a prognozy przychodów pozwalają reagować, póki jest jeszcze czas na działanie.
Zachowaj kontrolę nad finansami – od etapu oferty aż po wystawienie faktury. Twórz kalkulacje na podstawie danych historycznych i parametrycznych oraz analizuj rachunek zysków i strat oferty jeszcze przed ustaleniem ceny. W ramach jednej umowy obsługuj projekty rozliczane ryczałtowo, w modelu T&M i według kamieni milowych, bezpośrednio uwzględniaj w niej zlecenia zmian oraz monitoruj marżę i prognozę przychodów względem założonych celów aż do zakończenia fakturowania i zamknięcia projektu.
Obsadzaj sprzedane projekty dostępnymi zasobami. Dopasowuj kompetencje, certyfikaty i dostępność do zakontraktowanego i prognozowanego zapotrzebowania, identyfikuj konflikty zasobowe w całym portfelu i monitoruj poziom wykorzystania zasobów względem założonych celów. Czas pracy jest rejestrowany w oparciu o strukturę realizowanych prac, zarówno na komputerze, jak i urządzeniach mobilnych, również offline podczas pracy w terenie.
Rozwiązanie stworzone z myślą o umowach, których realizacja wymaga czegoś więcej niż zarządzania listą zadań. Dziel pracę na pakiety z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi i kosztami, twórz harmonogramy ze ścieżką krytyczną i planami bazowymi oraz zarządzaj prognozowanym kosztem końcowym i wartością wypracowaną. Realizuj równolegle projekty zgodnie z podejściem Waterfall, Agile i Stage Gate.
Spójne dane – od poziomu projektu po cały portfel. Analizuj rachunek zysków i strat dla każdego projektu oraz w ujęciu skonsolidowanym według jednostki organizacyjnej, rodzaju umowy i klienta, korzystając z gotowych, standardowych pulpitów kontrolnych. Dane dotyczące obsady projektów, zobowiązań, kosztów, przychodów i marży są spójne i dostępne w jednym miejscu.
Składaj oferty z większą pewnością, zapewniaj obsadę zgodną z tym, co zaoferowałeś klientowi, i rozwiązuj konflikty dotyczące zasobów, zanim wpłyną na terminy realizacji.
Wiarygodne zamknięcie okresu, prognozy przychodów, na których można polegać, oraz pełny obraz wartości projektu.
Jeden spójny proces – od oferty po zamknięcie projektu – i jeden zestaw danych, któremu wszyscy mogą ufać.
Dowolny system CRM, dowolny system ERP i jeden dostawca dla całego środowiska projektowego.
Agenci szacują koszty na podstawie porównywalnych, zrealizowanych wcześniej projektów i wskazują założenia, które w przeszłości okazywały się zbyt optymistyczne. Monitorują postęp prac, koszty, zlecenia zmian i karty czasu pracy pod kątem spadku marży oraz ostrzegają o ryzyku przed zamknięciem okresu.
Agenci proponują możliwe warianty obsady z uwzględnieniem kompetencji, dostępności i kosztów oraz pokazują, jakie konflikty zasobów może powodować każdy z nich. Wskazują ryzyko związane z brakiem alokacji pracowników do projektów oraz wynikającą z niego konieczność wyboru między zatrudnieniem dodatkowych osób a zleceniem prac podwykonawcom.
Agenci tworzą prognozy przychodów, przepływów pieniężnych i portfela zamówień na podstawie struktury umów, postępu realizacji oraz lejka sprzedażowego. Przed końcem miesiąca wskazują brakujące karty czasu pracy, niespójności w okresach rozliczeniowych oraz zaległe pozycje przychodowe.
Planisware działa jako pomost pomiędzy systemami CRM i ERP: dane o szansach sprzedażowych trafiają do Planisware, a dane dotyczące umów i budżetów są przekazywane dalej. Każdy system nadal pełni swoją rolę, a odpowiedzialność za podjęte zobowiązania jest wreszcie jasno określona.
Tractebel skrócił czas zatwierdzania o połowę dzięki integracji Planisware z systemem ERP.
Poradniki PSA, prezentacje i historie klientów w jednym miejscu.
Zobacz cały proces od oferty po płatność w jednym, całościowym ujęciu.
Zobacz, jak Twoje umowy, stawki i zasoby wyglądają w Planisware.
Automatyzacja usług profesjonalnych (PSA) to oprogramowanie, które łączy procesy biznesowe związane z realizacją projektów dla klientów: przygotowanie i składanie ofert, zarządzanie umowami, obsadę projektów, realizację, ewidencję czasu pracy, fakturowanie i zarządzanie marżą. Z PSA może korzystać każda organizacja, która osiąga przychody z realizacji projektów dla klientów, w tym firmy konsultingowe i inżynieryjne, organizacje badawcze oraz dostawcy przemysłowi. Kluczowe znaczenie ma tutaj cel umowy: dla kogo realizowany jest projekt i czy generuje on przychody? Jeśli projekt jest realizowany dla klienta zewnętrznego i przynosi przychody, organizacja prowadzi działalność opartą na realizacji projektów dla klientów, nawet jeśli nie określa się mianem firmy usługowej PSA ma ugruntowaną pozycję: 68,9% badanych firm świadczących usługi profesjonalne korzysta z platformy PSA (SPI Research, 2026 Professional Services Maturity Benchmark).
Rozwiązanie PSA obejmuje zazwyczaj:
Więcej informacji o każdym z tych obszarów znajdziesz w artykułach Automatyzacja usług profesjonalnych: czym się różni od PPM? oraz 7 sprawdzonych sposobów na efektywne zarządzanie realizacją usług.
Każda z tych trzech kategorii rozwiązań odpowiada na różne potrzeby. Moduł projektowy ERP rejestruje poniesione wydatki, narzędzie PPM służy do ustalania priorytetów prac wewnętrznych, a PSA zarządza zobowiązaniami wobec klienta, od oferty po fakturę.
| Moduł projektowy ERP | Narzędzie PPM | PSA | |
|---|---|---|---|
| Cel | Ewidencja finansowa projektów | Wewnętrzne planowanie portfela | Operacyjne i komercyjne zarządzanie projektami dla klientów |
| Główni użytkownicy | Finanse i controlling | PMO i menedżerowie portfeli | Zespoły ofertowe, liderzy odpowiedzialni za realizację, menedżerowie zasobów i kierownicy projektów |
| Model komercyjny | Dane rejestrowane po fakcie | Nie jest elementem modelu | Umowy, stawki i zasady fakturowania jako integralne elementy rozwiązania |
| Zasoby | Zazwyczaj podstawowe funkcje | Planowanie dostępności zasobów w projektach wewnętrznych | Kompetencje i dostępność zasobów w odniesieniu do zakontraktowanego i prognozowanego zapotrzebowania |
| Wgląd w marżę | Po zaksięgowaniu kosztów | Koszty względem budżetu | Bieżące monitorowanie względem planu bazowego z uwzględnieniem prognozowanego kosztu końcowego (EAC) |
PSA nie zastępuje systemu ERP. PSA uzupełnia warstwę finansowo-księgową: przekazuje zatwierdzone budżety oraz pobiera dane o kosztach rzeczywistych i zobowiązaniach. Więcej informacji znajdziesz w materiale Płynna integracja z kluczowymi aplikacjami biznesowymi. Więcej o różnicach między PSA a PPM przeczytasz w artykule Rezultaty PSA i PPM, a o procesie od oferty po płatność – w przewodniku po rozliczeniach z klientami.
Nie. Zapisy dotyczące ujmowania przychodów pozostają w systemie finansowym. PSA przechowuje dane operacyjne, na których opierają się te zapisy, oraz pokazuje prognozę przychodów w odniesieniu do wartości docelowych, gdy wciąż jest czas na podjęcie działań.
Wynika to z tego, gdzie znajdują się potrzebne dane. Standardy takie jak ASC 606 i MSSF 15 opierają się na zobowiązaniach do wykonania oraz stopniu ich realizacji, czyli informacjach, którymi dysponuje zespół realizujący projekt, a nie system finansowo-księgowy. Prosty przykład: skąd system ERP ma wiedzieć, jaki jest procent realizacji etapu rozliczanego według stałej ceny? W wielu organizacjach ktoś co miesiąc odtwarza te dane w arkuszu kalkulacyjnym.
| Dane w systemie finansowym | Dane w PSA |
|---|---|
| Księga główna i zapisy księgowe | Struktura umowy, zobowiązania do wykonania i zlecenia zmian |
| Zobowiązania i należności | Postęp i status realizacji, na podstawie których określany jest procent wykonania |
| Księgowanie faktur i płatności | Prognoza przychodów w odniesieniu do wartości docelowych oraz kontrolowane zamknięcie okresu |
Integracja obu systemów pozwala wyeliminować konieczność ponownego wykonywania tych samych czynności. W firmie Tractebel integracja Planisware z systemem ERP skróciła czas zatwierdzania o połowę. Przewodnik dotyczący rozliczeń z klientami pokazuje, w jaki sposób dane o czasie pracy, stawkach i zatwierdzeniach trafiają do procesu fakturowania.
Ponieważ czas pracy jest podstawą wszystkich wskaźników PSA. Bez kompletnych i odpowiednio ustrukturyzowanych danych o czasie pracy nie można obliczyć wykorzystania zasobów, poprawności rozliczeń, marży ani postępu prac.
Planisware umożliwia rejestrowanie czasu pracy na poziomie zadań, zarówno na komputerach, jak i urządzeniach mobilnych, oraz oferuje konfigurowalne procesy zatwierdzania. Interaktywna prezentacja Time Card pokazuje te funkcje w praktyce, w tym ostrzeżenia o brakujących wpisach lub wpisach niezgodnych z obowiązującymi zasadami. Więcej informacji o powiązaniu z rozliczeniami można znaleźć w przewodniku po rozliczeniach z klientami, a kwestie związane z nadzorem opisano w materiale 7 sprawdzonych sposobów na efektywne zarządzanie realizacją usług.
PSA zapewnia osobom zarządzającym jeden wiarygodny obraz marży, dostępnych zasobów i przepływów pieniężnych, umożliwiając podejmowanie odpowiednich działań jeszcze na etapie realizacji usług, kiedy można wpływać na ich wynik. Sukces mierzy się za pomocą niewielkiego zestawu wskaźników operacyjnych i finansowych, których wartości są monitorowane względem wartości bazowych.
| Wskaźnik | Co pokazuje | Benchmark (SPI Research) |
|---|---|---|
| Wykorzystanie czasu na pracę rozliczaną z klientami | Udział dostępnego czasu faktycznie przeznaczonego na pracę podlegającą rozliczeniu | 66,4% w 2025 r. wobec 75% uznawanych za poziom optymalny |
| Przekroczenie planu projektu | Różnica między planem a wykonaniem | 10,7% w 2025 r., powyżej progu 10% |
| Terminowa realizacja | Stopień realizacji zobowiązań w terminie | 73,8% w 2025 r. |
| Marża projektu | Rentowność realizowanych projektów i usług | 37,7%, przy wskaźniku EBITDA na poziomie przedsiębiorstwa wynoszącym 9,9% |
Poza benchmarkami warto monitorować trafność ofert, liczbę zmian zakresu formalizowanych aneksami do umowy, czas potrzebny na zamknięcie okresu rozliczeniowego, DSO (średni okres spływu należności) oraz zgodność prognoz z rzeczywistymi wynikami. Klienci dostrzegają wymierne efekty: firma Tractebel skróciła czas tworzenia projektów o 40%, a ABB odnotowała mniejszy spadek marży oraz krótszy czas realizacji. Więcej informacji o aktualizowanych w czasie rzeczywistym dashboardach finansowych znajdziesz w przewodniku po rozliczeniach z klientami, materiale 7 sprawdzonych sposobów na efektywne zarządzanie realizacją usług oraz w odcinku 2: Przygotowanie i składanie ofert.
Zacznij od precyzyjnie ukierunkowanego pierwszego etapu, a następnie stopniowo rozszerzaj zakres. PSA obejmuje sprzedaż, realizację usług i finanse, dlatego o powodzeniu wdrożenia decydują właściwa kolejność działań oraz skuteczne zarządzanie zmianą.
Takie wdrożenie można przeprowadzić również na dużą skalę: ABB korzysta z rozwiązania w gronie ponad 2500 użytkowników w 50 lokalnych jednostkach, a kierownicy projektów w Tractebel pracują z Planisware od 2021 roku. Przeczytaj artykuł Jak 2500 użytkowników ABB osiągnęło sukces w realizacji projektów dzięki Planisware i obejrzyj Odcinek 1: Zarządzanie zgłoszeniami lub poproś o prezentację.Formularende
